Mail Merge PDF-ist Excelis - Uudised

1. jaanuaril 2018 tõuseb miinimumpalk New Yorgis 13,50 dollarini. See tähendab, et töötajatele tuleb saata miljonid eksemplarid vormist LS 54S või vormist LS54 - teade ja kinnitus palgamäärast. New Yorgi osariik annab selle vormi tühja koopia parooliga kaitstud PDF-failina. Kuidas saate Exceli abil oma töötajatele sadu selliseid dokumente ette valmistada?

Ehkki meilide ühendamine Excelist Wordi on dokumenteeritud aadressil (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), kas saate siiski Exceli ja PDF-i vahel kirjade ühendada?

Mind üllatas, et selle protsessi parim lahendus on Adobe InDesigni kasutamine! Kuid kõigepealt lubage mul uuesti kokku võtta oma kaks ebaõnnestunud katset:

• Ebaõnnestunud katse 1: Proovisin Excelis vormi LS54 paljundada, kasutades selleks ekraani väljalõigete seeriat, et ümbritseda lahtrid, mis sisaldavad Exceli väljad. See võttis igavesti ja printimisel tundusid ekraanilõigud kohutavad.

  

• 2. nurjunud katse: kasutage Adobe Acrobati. Arvate, et Acrobati täisversioon pakuks võimalust vormi täitmiseks meililiidese abil. Tööriistade, vormide, muude vormisuvandite all on suvand Import Andmed. Ma raiskasin aega PDF-i väljade lisamiseks, importisin arvutustabeli ja pettusin siis, kui sain teada, et saan täita ainult ühte vormi korraga. Valige 2. rida ja ma saaksin printida esimese töötaja. Kuid siis peaksin valima Rida 3, Prindi, Vali Rida 4, Prindi, Rida 5, Prindi ja see ei tööta kunagi 750 töötaja jaoks.

  

Probleemi lahendamine Adobe InDesigni abil

Siin aadressil avaldame Püha Makro all raamatuid! Raamatute jäljend. Tellime Adobe Creative Cloudi paketi, mis annab meile Photoshopi, Lightroomi, Acrobati ja midagi muud nimega InDesign. Vaadake oma ettevõttes ringi, tõenäoliselt on kellelgi teie turundus- või loovosakondades juba Adobe Indesigni tellimus.

Suutsin probleemi lahendada vähem kui tunniga, kasutades InDesigni. Olen protsessi lihtsustamiseks siin dokumendid dokumenteerinud.

• 1. osa: teisendage parooliga kaitstud PDF graafikaks

  1. Laadige vorm LS54S alla aadressilt labor.ny.gov vormil LS54S
  2. (Valikuline) PDF-i kaitsmine parooliga riigi olekus
  3. Teisendage PDF-fail pildiks. Kui teil on Acrobat, kasutage File, Export To, Image, JPEG.webp. Kui te seda ei tee, võite vormi hõivamiseks kasutada Windowsi lõikekomplekti. Lihtsalt veenduge, et Acrobat Reader kuvaks vormi 100%.

• 2. osa: dokumendi loomine rakenduses InDesign

  4. Avage Adobe InDesign. Valige Fail, Uus, Dokument. Dialoogi Uus dokument esimene samm on dokumendi horisontaalseks muutmiseks klõpsata Orientatsiooni all teisel ikoonil. Muutke ühikuteks tollid, laius 11, kõrgus 8,5. Muutke ülemine veeris 0-ks ja InDesign muudab kõik veerised 0-ks.

     
  5. Topeltklõpsake paneelil Pages A-Master paremal küljel

  6. Lohistage Windows Exploreris JPG.webp alates 3. toimingust ja tilgutage see kleepimislauale, mis asub väljaspool põhilehte. Kui olete InDesignis uus, võiksite arvata, et peaksite pildi * lehe sees lohistama, kuid see oleks vale. Jagan ühte trikki, mille õppisin Anne Marie Concepcionilt “Tema geekness”. Kui teil on kunagi vaja InDesignis meistriks saada, peaksite palgama Anne Marie. Kui viskate pildi pealehele, ei saa te suuruse muutmise käepidemete juurde jõuda. Selle asemel visake pilt otse väljapoole esilehte, teil on nüüd juurdepääs suuruse muutmise käepidemetele. Suurendage dokumendi suurust lehele sobivaks, hoides all Shift-nuppu, kui lohistate ülemise vasakpoolse suuruse muutmise käepidet alla. Kui dokument on lehest veidi väiksem, lohistage see üle parempoolse pealehe. Ärge ehmuge, et olete pool tekstist ära lõiganud!

     
  7. Vajutage minu kõigi aegade lemmikklaviatuuri otseteed: Ctrl + alt = "" + Tõstuklahv + E. See muudab kogu pildi mahtuvaks hiljuti muudetud raami sisse. Tean Excelis kümneid kiirklahve. Ma tean ainult kahte kiirklahvi InDesignis ja Ctrl + alt = "" + Tõst + E on üks neist. See hirmutab mind täielikult, et InDesignil võib olla veel 25 muud kiirklahvi, näiteks Ctrl + alt = "" + Tõst + A kuni Ctrl + alt = "" + Tõst + Z!

• 3. osa: täitke fikseeritud väljad

  Vormil on mõned väljad, mis on kõigile töötajatele ühesugused. Näiteks võib ettevõtte nimi olla kõigile sama. Nii saate InDesignis põhilehele teksti lisada.

  8. Kaadrirežiimi käivitamiseks vajutage klahvi F. Joonistage hiirega ristkülik, kuhu soovite fikseeritud teksti kuvada. Esialgu on selle kaadri kaudu X.

     
  9. Paremklõpsake oma hiljuti joonistatud raami. Valige pikas kontekstimenüüs pooleldi all kontekst, tekst.
  10. Tekstisisestusrežiimi sisenemiseks vajutage klahvi T

  11. Klõpsake kasti sees ja tippige fikseeritud tekst. Kui peate fondi muutma, valige tekst ja kasutage tähemärkide tööriistade kuvamiseks ekraani kohal olevat ikooni “A”.

      

  12. Korrake samme 8 kuni 11 kõigi muude väljade puhul, mis peavad kõigil vormidel olema konstantsed. See on üksluine. Pisikese raami saamine koos väikese 9-punktilise "X" -iga ruudukestega ei ole lõbus, kuid on võimeline. Kui peate raami teisaldama või raami suurust muutma, peate selle valima vasakul asuva esimese nooltööriista abil. Seda nimetatakse valikutööriistaks (erinevalt vähem kasulikust otsevaliku tööriistast, mis on kasti teine ​​nool).

      

  Pro näpunäide nr 1: valige esimene ruut. Ctrl + C kopeerimiseks. Ctrl + V uue kasti kleepimiseks lehe keskele. Lohistage uus kast asukohta. See on ülikasulik, kui saate märkeruutude jaoks väikese X-i.

  Pro näpunäide nr 2: "X" õigesse asendisse saamiseks on hiire kasutamine keeruline. Kui raam on valitud, kasutage klaviatuuri nooleklahve, et nihutada raami oma kohale.

  Pro näpunäide nr 3: kõik InDesigni pildid näevad välja kohutavad. See on funktsioon, mitte viga! Mõelge raamatule. Power Excel 2017 Withil on 1400 pilti. Arvuti ummistuks, kui nad prooviksid kõiki 1400 pilti suure eraldusvõimega kuvada. Teie dokumendil on üks pilt ja tõenäoliselt saate endale lubada pildi näitamist suure eraldusvõimega. Valige pilt, klõpsates vormil mõnel valgel alal. Paremklõpsake ja valige Display Performance, High Quality Display. Presto! Pilt muutub teravaks.

  

• 4. osa: täitke andmed Excelis

  Püha arvutustabel! Mul läks nii kaua aega, kuni jõudsin tehnika Exceli osani.

  13. Pange reale 1. lihtsad ühesõnalised pealkirjad. Vormindage kõik valuutaväljad valuutadeks, vastasel juhul leiate 13,50 dollarit ühendatud failis 13,5. Mõistan, et vormil on juba dollarimärk, kuid 13,50 dollarit tundub parem kui 13,5 dollarit.
  14. Kasuta File, Save As. Salvestage dokument Exceli failina, et saaksite seda hiljem muuta.
  15. Kasuta File, Save As. Salvestage dokument tekstina (vahekaardiga eraldatud) (* .txt). Pidage kindlasti meeles tee ja faili nimi, et saaksite selle hiljem üles leida. Sulgege fail Excelis, vastasel juhul saate 17. sammus tõrketeate.

• 5. osa: Tagasi rakenduse InDesign juurde vormiväljade lisamiseks

  16. Valige menüüst InDesign aken, utiliidid, andmete ühendamine. InDesigni kohal kuvatakse hõljuv pisike andmete ühendamise aken. Igal väikesel InDesigni hõljuval paneelil on terve hulk kasulikke käske, mis on peidetud paneelimenüüks. Siin on pilt paneelimenüü ikoonist:

      
  17. Avage andmete ühendamisel paneelimenüü. Valige Valige andmeallikas. Sirvige ja valige sammust 15. TXT-fail. Andmete ühendamise paneelil kuvatakse nüüd teie arvutustabeli 1. rea väljad. Pukseerimisega maailmas võiksite arvata, et võite need väljad oma vormile lohistada, kuid te ei saa seda teha. Selle asemel korrake samme 8 ja 9, et joonistada uued raamid sinna, kuhu soovite need väljad minna. Tehke raamid kenaks ja laiaks, kui üks teie töötajatest on John Jacob Jinglebells III. Eelkõige LS-54S palga- ja ületunnitöö väljade puhul peate võib-olla muutma 10 punkti, et raam sobiks.

  18. Nime jaoks klõpsake tühja raami sees. Klõpsake paneelil Andmete ühendamine nuppu Nimi. Presto! <> ilmub kaadrisse. Korrake palga ja OT puhul.

      
  19. See samm on valikuline, kuid seda väärt kuuskümmend sekundit. Klõpsake paneeli Andmete ühendamine vasakus alanurgas ruutu Eelvaade. Näete andmeid esimesest kirjest. Järgmise kirje nägemiseks kasutage andmete ühendamise paneeli allosas vasakut ja paremat nooleikooni.
  20. Enne ühendamist salvestage InDesigni fail. Salvestasin oma dokumendi siinkohal ja saate selle siit alla laadida.

  Lihtsalt kokkuvõtteks, kui vaatate paneelilt Lehed üle, olete kogu selle töö teinud A-Master lehe paremal küljel. Kuid pisipildilt näete, et kõik lehel Meister kuvatakse teie dokumendi 1. lehel.

  

• 6. osa: lõpuks Mail Merge

  21. Andmete ühendamise paneeli ülaosas on ikoon, mis näeb välja nagu matriitsi number 4 külg. See on ühendatud dokumendi loomise sümbol. Klõpsake seda.

      

  22. Kõik jaotises Loo ühendatud dokumendid on õiged. Klõpsake nuppu OK.

      
  23. Saate ühe kahest sõnumist. Kumbki: „Ülemääratud teksti ei loodud” või „Teil on nendes kirjetes üle kirjutatud teksti”.

  InDesignis tähendavad sõnad „Overset Text”, et teil on rohkem märke kui tekstiraami mahub. Ma pole leidnud ühtegi ekvivalenti Exceli rakendusele Shrink to Fit. Kui nad ütlevad, et olete rekordil 450 teksti üle seadnud, minge lehe Paneel lehele 450 ja vaadake, et teil on tõesti pika nimega töötaja. Minge tagasi A-Master lehe paremale küljele ja muutke selle välja raami suurust.

  Sel hetkel on teil InDesignis mahukas dokument. Minu puhul on mul 114 lehekülge, kuna mul oli Exceli failis 114 kirjet. Klõpsake mis tahes lehel paneelil Lehed, et näha seda lehte koos täidetud andmetega.

  Mõned näpunäited: Andmete ühendamise paneeli menüü pakub käsku Andmeallika värskendamine. Kui muudate aluseks olevat Exceli faili ja salvestate uue tekstifailina, kasutage muudatuste saamiseks käsku. Uuesti ühendamiseks peate kordama sammu 21.

• 7. osa: eksportige PDF-i, et saaksite printida

  24. Valige menüüst Fail Adobe PDF Presets, (High Quality Print). Valige faili tee ja nimi. Aktsepteerige kõik tuhanded sätted dialoogis Adobe PDF eksportimine. Klõpsake nuppu OK

  Siinkohal üks kokkuvõttev märkus: tegelikus elus oli meil 751 töötajat. Panin iga töötaja toimikusse kaks korda, et saaksime iga töötaja jaoks välja printida kaks eksemplari ja lasta need kokku panna. Saadud 1502-leheküljeline PDF oli imekombel vaid 2,48 MB! Kuidagi on Adobe võlurid suutnud pildi ühe eksemplari salvestada ja seda uuesti ja uuesti kasutada. Minu ekslik esimene katse teha Exceli abil meilide ühendamine tekitas koleda välimusega 150MB PDF-faili, mida ei saanud kunagi e-kirjaga saata.

  Kui te ei leia InDesigni koopiat või need toimingud tunduvad liiga hirmutavad, palgake Exceli konsultant, kes teeb teie jaoks PDF-vormingus kirjade ühendamise.