Tänases osas võrdlesin, kuidas duplikaate leida või eemaldada. Excel 2007 pakub selleks uusi lahedaid viise. Esimesed 3 näpunäidet töötavad Exceli mis tahes versioonis. Viimased 2 meetodit töötavad ainult rakenduses Excel 2007.
1. meetod:
Kasutage täpsema filtri ainulaadset valikut
- Andmetest paremale kopeerige pealkiri veerust, kust soovite leida kordumatuid väärtusi.
- Valige andmekogumis lahter.
- Valige rakenduses Excel 97-2003 Andmed - Filter - Täpsem filter. Valige rakenduses Excel 2007 lindi Andmed rühmas Sortimine ja filter ikoon Täpsem.
- Valige Kopeeri teise asukohta
- Väljal Kopeeri: määrake oma pealkirja koopia. Joonisel on see lahter D1
- Märkige ruut Ainult ainulaadsed kirjed
- Klõpsake nuppu OK
Excel esitab veerus D ainulaadse klientide loendi.
2. meetod:
Kasutage valemit, et teha kindlaks, kas see kirje on ainulaadne
Funktsioon COUNTIF saab kokku lugeda, kui palju kirjeid praeguse kirje kohal vastab praegusele kirjele. Selle töö tegemise nipp on kasutada viites ühe dollari märki. Kui sisestate valemi C2-sse ja viidate A $ 1: A1-le, tähendab see: "Alustage A1 absoluutsest võrdlusest ja minge praeguse kirje kohal olevale kirjele". Selle valemi alla kopeerimisel jääb esimene A $ 1 samaks. Teine A1 muutub. Rea 17 valemit C2 loeb: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Kui olete valemi sisestanud C2-sse ja kopeerinud selle kõikidesse ridadesse, peaksite kopeerima C2: C15 ja seejärel valemite väärtusteks teisendamiseks kasutama Edit - Paste Special Values. Nüüd saate järjestada kahanevalt veeru C järgi ja kordumatud väärtused asuvad loendi ülaosas.
3. meetod:
Kasutage unikaalsete klientide hankimiseks liigendtabelit
Pöördtabel on suurepärane unikaalsete väärtuste leidmiseks. See on Exceli 2000–2003 kiireim viis.
- Valige andmekogumis lahter.
- Valige Andmed - liigendtabel ja pöörddiagrammi aruanne.
- Klõpsake nuppu Lõpeta.
- Klõpsake liigendtabeli väljade loendis väljale Klient. Klõpsake nuppu Lisa.
Excel näitab teile ainulaadset klientide loendit.
4. meetod:
Uus versioon Excel 2007 - duplikaatide märkimiseks kasutage tingimuslikku vormindamist
Excel 2007 pakub duplikaatide leidmiseks uusi meetodeid. Valige klientide ring. Valige lindil Avaleht tingimuslik vormindamine - tõstke esile lahtrireeglid - väärtuste duplikaat ja klõpsake nuppu OK.
Kui nimi leitakse kaks korda, tõstab Excel esile nime mõlemad esinemised. Seejärel soovite sortida kõik esiletõstetud lahtrid üles.
- Klõpsake kliendi veerus suvalisel väljal. Klõpsake lindil Andmed nuppu AZ.
- Leidke lahter, millel on punane esiletõst. Paremklõpsake lahtrit. Valige Sorteeri - asetage valitud lahtrivärv peal.
5. meetod:
Uus versioon Excel 2007 - kasutage ikooni Eemalda duplikaadid
Hoiatus!
See meetod on väga hävitav! Enne seda tehke oma andmekogumist koopia!
- Kopeerige oma andmevahemik töölehe tühja sektsiooni
- Valige andmekogumis lahter.
- Valige lindil Andmed Eemalda duplikaadid.
- Dialoog Eemalda duplikaadid annab teile veergude loendi. Valige veerud, mida tuleks arvestada. Näiteks kui teil oli vaja eemaldada kirjed, kus nii klient kui ka arve olid identsed, märkige mõlema välja ruut.
Sellisel juhul proovite saada ainulaadset klientide loendit, seega valige ainult väli Klient.
- Klõpsake nuppu OK.
Excel kustutab teie andmekogust kirjed. Ta teatab, et eemaldati n duplikaati ja nn kirjed jäävad alles.
Nagu näete, on duplikaatide käsitlemiseks palju meetodeid. Excel 2007 lisab teie arsenali kaks uut tööriista.
Minu kogemuse kohaselt üritavad audiitorid sageli duplikaate leida, et avastada, kas aruanne on üle hinnatud. Kui kirjutasin Exceli audiitoritele , käsitlen nii Excel 2003 kui ka Excel 2007.
