Viimasel ajal olen käinud väljas mitmel Exceli jõuseminaril. Kui saate Exceli näpunäidete ja näpunäidete naeru täis hommikusse 150 raamatupidajat, õpin alati midagi uut. Keegi publiku hulgast saab jagada lahedat trikki ülejäänud ruumiga.
Tänases osas on mul kogumik uusi trikke. Need on tegelikult trikid, mis on paremad või erinevad raamatus käsitletud samaväärsest meetodist. Need on kindlasti raamatu järgmises versioonis.
Muide, tahaksin hea meelega tulla teie linna Power Exceli seminari tegema. Kui kuulute sellisesse erialagruppi nagu juhtimisraamatupidajate instituudi kohalik osakond, siseaudiitorite instituut, AICPA, VKE jne, siis miks mitte soovitada neil broneerida mind üheks oma eelseisvaks CPE päevaks? Lisateabe saamiseks saatke oma peatüki programmi juhataja sellele lehele.
Leidke kahe kuupäeva erinevus
Ma tavaliselt rääkida meetodeid kasutades =YEAR(), =MONTH(), =DAY()funktsioone, kuid on lahe vana funktsiooni peidus Excel.
Funktsioon DATEDIF on Lotusest üle jäänud. Ehkki Exceli abi ei räägi sellest funktsioonist, on see suurepärane viis kahe kuupäeva erinevuse leidmiseks.
Süntaks on =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Siin on kehtivad väärtused, mida saate koodi jaoks kasutada.
- Y - ütleb teile kahe kuupäeva vahele jäävate aastate arvu.
- YM - ütleb teile kahe kuupäeva vahele jäävate tervete kuude arvu, välja arvatud aastad.
- MD - ütleb teile kahe kuupäeva vahel täispäevade arvu, välja arvatud terved kuud.
- M - ütleb teile tervete kuude arvu. Näiteks olen olnud elus 495 kuud
- D - ütleb teile päevade arvu. Näiteks olen elus olnud 15 115 päeva. See on tühine kasutus, kuna selle koodi paljundamiseks võite lihtsalt ühe kuupäeva teisest lahutada ja vormindada numbrina.
Kasulikud koodid on kolm esimest koodi. Saates demonstreerisin seda töölehte. Veergudes D, E ja F olevad identsed valemid arvutavad DATEDIF aastate, kuude ja päevade kaupa.
Veerus G olev valem seob selle kokku, et luua tekst, mille pikkus on aasta, kuu ja päev.
Selle võiksite ühendada üheks valemiks. Kui lahter A2 sisaldab liitumiskuupäeva, kasutage jaotises B2 järgmist valemit:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Nähtavate rakkude summa
Lisage andmebaasi alla funktsioon SUM ja seejärel kasutage andmebaasi filtreerimiseks funktsiooni Autofilter. Excel lisab häiritult peidetud read summasse!
Selle asemel toimige järgmiselt.
- Kasutage rippmenüüde Autofilter lisamiseks andmeid - Filter - Autofilter.
- Valige ühe välja jaoks filter
- Minge andmebaasi ühe numbriveeru all olevale tühjale lahtrile.
- Klõpsake tavalisel tööriistaribal kreeka tähte E (Sigma). Sisestamise asemel
=SUM()sisestab Excel=SUBTOTAL()koodid ja kasutab neid varjatud ridade lisamise vältimiseks.
Kiirklahv viimase käsu kordamiseks
F4-klahv kordab viimast käsku, mille sooritasite.
Näiteks valige lahter ja klõpsake lahtri paksuks muutmiseks ikooni B.
Nüüd valige teine lahter ja vajutage klahvi F4. Excel muudab selle lahtri paksuks.
F4 mäletab viimast käsku. Nii saate teha lahtris kursiivis ja seejärel kasutada klahvi F4 paljude lahtrite kursiiviks muutmiseks.
Eelnevalt valige sisestatavate lahtrite vahemik
Selles raamatus näitan teile, kuidas kasutada tööriistu - Valikud - Muuda - Teisalda valik pärast suuna sisestamist - Parem sundida Exceli sisestusklahvi vajutamisel paremale liikuma. See on hea, kui peate sisestama rida läbivad andmed.
See on eriti kasulik, kui sisestate numbreid numbriklahvistikule. Trikk võimaldab teil sisestada 123 Enter ja jõuda järgmisesse lahtrisse. Hoides käsi numbriklahvistikul, saate numbrid sisestada kiiremini.
Keegi soovitas seda tehnikat täiustada. Eelnevalt valige vahemik, kuhu andmed sisestate. Eeliseks on see, et kui jõuate viimasesse veergu ja vajutate sisestusklahvi Enter, hüppab Excel järgmise rea algusesse.
Alloleval pildil vajutades sisestusklahvi, liigutatakse teid lahtrisse B6.
Ctrl + lohistage täitekäepide
Olen näitusel mitu korda näidanud trikki Fill Handle. Sisestage A1-sse esmaspäev. Lahtri A1 valimisel on lahtri paremas alanurgas ruudukujuline punkt. See punkt on täitekäepide. Klõpsake täitekäepidet ja lohistage alla või paremale. Excel täidab teisipäeva, kolmapäeva, neljapäeva, reedet, laupäeva, pühapäeva. Kui lohistate rohkem kui 7 lahtrit, alustab Excel uuesti esmaspäeval.
Excel on tõesti hea. See võib kõiki neid seeriaid automaatselt laiendada:
- Esmaspäev - teisipäev, kolmapäev, neljapäev, reede jne.
- Jaan - veebr, märts, apr jne.
- Jaanuar - veebruar, märts jne.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 jne
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1 jne
- 1. periood - 2. periood, 3. periood, 4. periood jne.
- 23. oktoober 2006 - 24. oktoober 2006, 25. oktoober 2006 jne.
Kuna Excel suudab teha kõiki neid hämmastavaid seeriaid, mida ootate, kui sisestate 1 ja lohistate täitekäepidet?
Võite eeldada, et saate 1, 2, 3,…
Kuid saate tõesti 1, 1, 1, 1, 1,…
Raamat räägib keerulisest meetodist. Sisestage A1-sse 1. Sisestage A2-sse 2. Valige A1: A2. Lohistage täitekäepidet. On parem viis.
Sisestage A1-sse lihtsalt 1. Ctrl + Lohistage täitekäepidet. Excel täidab 1, 2, 3. Tundub, et Ctrl-klahvi all hoidmine alistab täitekäepideme tavapärase käitumise.
Keegi seminaril ütles, et sooviks sisestada kuupäeva, lohistada kuupäeva ja lasta Excelil kuupäev samaks jätta. Kui hoiate täitekäepideme lohistamise ajal klahvi Ctrl all, tühistab Excel tavapärase käitumise (suurendades kuupäeva) ja annab teile kõigis lahtrites sama kuupäeva.
