Olete just näinud, kuidas andmetega liituda, kuid inimesed küsivad sageli vastupidist probleemi: kuidas sõeluda andmeid, mis on kõik ühes veerus. Oletame, et soovite sortida alloleval joonisel olevad andmed sihtnumbri järgi:
Valige andmed lahtris A2: A99 ja valige Andmed, Tekst veergudesse. Kuna mõned linnanimed, näiteks Sioux Falls, on kaks sõna, ei saa te andmeid tühiku igal esinemisel lõhkuda. Selle asemel peate veerus A asuva linna ning veerus B oleku ja sihtnumbri saamiseks kasutama koma, seega valige viisardi 1. toimingus piiritletud ja klõpsake nuppu Edasi.
Viisardi 2. etapis tühistage valik Tab ja valige Koma. Dialoogi allosas olev eelvaade näitab, kuidas teie andmed välja näevad. Klõpsake nuppu Edasi.
Ettevaatust
Ülejäänud päeva pärast teksti veergudesse kasutamist mäletab Excel valikuid, mille olete valinud viisardi Teksti teisendamine veergudeks 2. toimingus. Kui kopeerite andmed Notepadist ja kleepite Excelisse, jagatakse need komaga. See on sageli meeletu, sest enamikul päevadel ei ole andmeid parsitud koma järgi, kuid ülejäänud päeva jooksul on see nii. Selle parandamiseks sulgege ja avage uuesti Excel.
Nõustaja 3. samm palub teil iga veeru deklareerida üldiseks, tekstiks või kuupäevaks. On hea jätta veerud üldiseks.
Pärast oleku ja sihtnumbri jagamist veeruks B valige B2: B99 ja valige uuesti Andmed, Tekst veergudesse. Seekord, kuna igas olekus on kaks tähemärki, saate viisardi 1. etapis kasutada fikseeritud laiust. Postiindeksis olevate nullide säilitamiseks valige viisardi teises etapis teine veerg ja valige andmetüübiks Tekst.
Näpunäide
Paljud andmed töötavad fikseeritud laiusega hästi, isegi ei tundu, et see oleks rivis. Järgmisel joonisel on esimesed kolm rida Calibri kirjas ja ei näi olevat reastatud. Kuid kui muudate fondi Courier New'iks, nagu ridades 4: 7, näete, et veerud on ideaalselt reastatud.
Mõnikord leiate andmekomplekti, kus keegi kasutas lahtris uuel real andmete sisestamiseks klahve Alt + Enter. Iga rea saab jaotada uude veergu, tippides viisardi 2. sammu kasti Muu Ctrl + j, nagu allpool näidatud. Miks Ctrl + j? Veel 1980. aastatel kuulutas IBM Ctrl + j reavahetuseks. Ctrl + j saab sisestada ka dialoogiboksi Leia ja asenda.
Teksti veergudesse saab hõlpsasti toime tulla kolme eriolukorraga:
- Kuupäevi YYYYMMDD vormingus saab muuta tegelikeks kuupäevadeks. Viisardi 3. etapis klõpsake dialoogiboksis veeru pealkirja, valige Kuupäev ja seejärel rippmenüüst YMD.
- Kui teil on negatiivseid numbreid, kus miinusmärk kuvatakse numbri järel, minge viisardi 3. sammu, klõpsake nuppu Täpsem ja valige negatiivsete numbrite jaoks lõppmiinus.
- Sisukorrast kopeeritud andmetel on sageli punktijuhid, mis ulatuvad tekstist lehenumbrini, nagu allpool näidatud. Viisardi 2. etapis valige Muu, tippige punkt ja seejärel märkige ruut Käsitle järjestikuseid eraldajaid ühena.
